Pusat bantuan

Panduan tiap halaman Floow Business

Panduan yang sama dengan tombol ? di pojok kanan atas aplikasi, dikumpulkan di satu halaman agar bisa dibaca sebelum mulai atau dibagikan ke rekan. Alur siapa mengerjakan apa ada di Alur kerja tim; arti istilah akuntansi di Istilah.

Mulai

Yang dilakukan sekali saat perusahaan baru.

Dashboard

Tiga tugas hari ini sesuai peranmu, lalu ringkasan uang masuk, status rekonsiliasi, dan rekening.

  1. Kerjakan tugas dari kiri ke kanan; progresnya terisi otomatis.
  2. Tab "Lihat dashboard sebagai" hanya mengubah tampilan, bukan hak akses.
  3. Kartu "Mulai di sini" hilang sendiri setelah semua item selesai.

Setup perusahaan

Urutan menyiapkan aplikasi sampai jurnal invoice boleh diposting.

  1. Kerjakan dari atas ke bawah; tiap langkah menunjukkan statusnya.
  2. Semua keputusan akuntansi di sini bisa diubah finance sendiri, tanpa menunggu IT.
  3. Tombol "Aktifkan posting jurnal invoice" baru aktif setelah semua syarat hijau.

Bagan akun (COA)

Daftar akun perusahaan. Berstatus draf sampai finance supervisor menyetujuinya.

  1. Ubah nama atau nonaktifkan akun yang tidak dipakai; kode akun yang sudah punya jurnal tidak bisa dihapus.
  2. Akun ber-"peran" dipakai aplikasi untuk posting otomatis; pastikan terisi di tabel konfigurasi.

Rekening & sumber dana

Rekening bank dan akun payment gateway, masing-masing dengan akun COA-nya.

  1. Tambah rekening: akun COA dibuat otomatis di bawah "Bank" atau "Kliring payment gateway".
  2. Konfirmasi setiap rekening setelah nomor dan banknya dicek.

Pengguna

Akun per orang dengan peran. Password sementara wajib diganti dan 2FA wajib diaktifkan saat login pertama.

  1. Buat akun, salin password sementara sekali (tidak ditampilkan lagi), kirim lewat jalur aman.
  2. Peran: staff (upload, review), supervisor (setujui, konfigurasi, tutup buku), CFO (lihat semua, approval besar).

Mutasi bank dan gateway

Pekerjaan pagi staff finance.

Upload mutasi

Satu file per rekening, persis hasil export bank atau payment gateway.

  1. Pilih rekening, lalu tarik file CSV/XLSX ke kotak upload.
  2. File yang sama persis ditolak; baris yang sudah ada dilewati, jadi rentang tanggal boleh tumpang tindih.
  3. Kalau ditolak, baca sarannya: biasanya format salah rekening, saldo tidak nyambung, atau file hasil edit manual.
  4. Matching jalan di latar belakang; hasilnya ada di Antrian review beberapa detik kemudian.

File mutasi

Riwayat semua file yang pernah diupload, beserta rentang tanggal yang bolong.

  1. Klik nama file untuk melihat baris mutasinya.
  2. Bagian "Rentang bolong" menunjukkan tanggal yang belum ada filenya per rekening.

Rekening

Saldo terakhir setiap rekening bank dan payment gateway dari mutasi yang diupload.

  1. Saldo diambil dari kolom saldo di file; kalau file tidak punya saldo, dihitung dari kredit dikurangi debit.
  2. Rekening berlabel "Perlu dikonfirmasi" belum dicek supervisor: buka Pengaturan → Rekening untuk mengonfirmasi.

Antrian review dan aturan

Memutuskan yang ragu, mengajari sistem.

Antrian review

Transaksi masuk yang belum pasti pasangannya. Kamu memutuskan: pilih kandidat, pisah, gabung, atau bukan invoice.

  1. Daftar di kiri, detail dan kandidat di kanan. J/K pindah baris, Enter memilih kandidat teratas.
  2. "Pisah" untuk satu transfer ke beberapa invoice; "Gabung" untuk beberapa transfer ke satu invoice.
  3. "Catat sebagai deposit" untuk top up saldo customer; "Bukan invoice" untuk pendapatan lain.
  4. Setiap keputusan langsung membuat jurnal seimbang dan tercatat di audit log. Salah pilih? Batalkan dari detail transaksi (jurnal balik).

Settlement gateway

Pencairan Xendit, Duitku, PayPal, Stripe dicocokkan ke mutasi bank tujuan; gross, fee, PPN, dan net dipisah.

  1. Payout yang unik dari dua sisi dicocokkan otomatis. Sisanya pilih mutasi bank yang cocok.
  2. Selisih net vs mutasi bank ditampilkan; biaya dan PPN gateway sudah dijurnal sebagai beban.

Peringatan dini

Proyeksi kas 30/60/90 hari, pembayaran ganda, satu rekening dipakai beberapa vendor, lonjakan biaya, customer mulai telat bayar.

  1. Peringatan baru dikirim ke email supervisor dan CFO tiap pagi; tandai selesai setelah dicek.

Autopilot pembukuan

Aturan untuk transaksi yang bukan pembayaran invoice: biaya admin, gaji, listrik, transfer antar rekening. Belajar dari koreksi di antrian review.

  1. Setiap kali kamu menandai mutasi "bukan invoice" ke suatu akun, autopilot mengingat polanya (keyakinan awal 50%).
  2. Keyakinan naik 15% tiap konfirmasi dan turun 30% bila kamu memilih akun lain. Di atas ambang (default 90%) jurnal dibuat otomatis; di bawahnya tampil sebagai saran teratas.

Invoice dan piutang

Menagih, menandai lunas, menua piutang.

Status invoice

Jawaban cepat untuk pertanyaan "sudah bayar belum?" dari AM, CS, TS, dan PM di grup payment.

  1. Cari nomor invoice, nama/email customer, client ID, atau nominal.
  2. Pembayaran yang sudah dikonfirmasi tampil dengan tanggal dan rekeningnya; transfer masuk dengan nominal sama yang belum dicocokkan ditampilkan di bawah untuk dicek.

Konektor WHMCS

Opsional per perusahaan: baca invoice dari replica WHMCS dan tandai paid lewat API. Tanpa konektor, invoice dibuat atau diimport di sini.

  1. Isi akses replica (hanya baca) dan pilih cara penandaan paid: simulasi, export CSV, atau API (production).
  2. Rahasia disimpan terenkripsi; kosongkan kolom untuk mempertahankan nilai lama.

Import invoice dari file

Daftar invoice dari sistem apa pun (CSV/Excel) masuk ke sini; kolomnya dipetakan sekali di halaman pemetaan.

  1. Export daftar invoice dari sistem lamamu, lalu upload. File dan baris ganda ditolak.
  2. Kalau nama kolom tidak dikenali, atur pemetaannya lewat tombol Pemetaan kolom.

Pemetaan kolom import invoice

Upload satu file contoh, pilih kolom mana yang berisi nomor, tanggal, total, dan customer.

  1. Klik Pratinjau untuk mengecek hasil bacaannya, lalu Simpan.

Daftar invoice

Invoice yang dibuat di sini, diimport dari file, atau dibaca dari konektor. Draf bisa diubah; setelah diterbitkan invoice bisa dikirim dan dicocokkan dengan pembayaran.

  1. Buat invoice: pilih customer, isi baris, simpan sebagai draf atau langsung terbitkan.
  2. Total memuat kode unik supaya transfer dikenali otomatis saat mutasi bank diupload.

Customer

Master customer untuk invoice yang dibuat di sini: nama, email, alamat, NPWP.

  1. Tambah customer dulu sebelum membuat invoice; email dipakai untuk mengirim PDF.

Invoice berulang

Jadwal bulanan/3 bulanan/tahunan yang membuat dan menerbitkan invoice otomatis setiap pagi.

  1. Centang kirim otomatis supaya PDF langsung diemail ke customer saat dibuat.

Pengaturan invoice

Awalan nomor, jatuh tempo, PPN, kode unik, dan teks di PDF invoice.

  1. Kode unik (1-999) ditambahkan ke total supaya setiap transfer bisa dikenali otomatis.

Export paid

Invoice yang sudah cocok diekspor CSV untuk ditandai paid di WHMCS secara manual.

  1. Buat CSV, tandai di WHMCS, lalu status di sini menjadi "Sudah diekspor".

Umur piutang

Sisa tagihan per customer dikelompokkan menurut hari sejak jatuh tempo.

  1. Klik customer untuk melihat invoice terbuka, deposit, dan write-off. Export Excel/PDF di kanan atas.

Jurnal, approval, dan pengeluaran

Supervisor menyetujui dan menutup buku.

Jurnal umum

Jurnal penyesuaian yang dibuat finance: draft → ajukan → disetujui → diposting.

  1. Total debit harus sama dengan total kredit; tombol ajukan baru aktif setelah seimbang.
  2. Pengaju tidak bisa menyetujui jurnalnya sendiri.
  3. Koreksi jurnal yang sudah diposting = jurnal pembalik, bukan edit.

Saldo awal

Saldo setiap akun pada tanggal cut-over (hari pertama memakai aplikasi).

  1. Isi manual per akun, atau import Excel/CSV dengan kolom kode akun, debit, kredit.
  2. Selisih debit dan kredit otomatis masuk ke akun ekuitas saldo awal.
  3. Mengisi ulang akan membalik saldo awal sebelumnya, jadi riwayatnya tetap ada.

Persetujuan

Dokumen yang menunggu keputusanmu sesuai matriks approval.

  1. Setujui atau tolak dengan catatan. Dokumen di atas limit berjenjang ke level berikutnya (mis. CFO).
  2. Yang kamu ajukan sendiri tidak muncul di sini, karena tidak boleh disetujui sendiri.

Pengeluaran

Pembelian yang langsung dibayar dari rekening, kas, atau kas kecil.

  1. Isi kategori (akun beban ikut otomatis), divisi, vendor, lalu lampirkan nota.
  2. PPh 23 disarankan otomatis untuk vendor jasa. Jurnal: beban + PPN masukan / rekening + hutang PPh 23.
  3. Setelah diajukan, dokumen menunggu approval sebelum diposting.

Reimbursement

Penggantian biaya karyawan: satu baris per nota, lalu dibayar finance.

  1. Tambah baris per nota dengan lampiran. Setelah disetujui, finance mencatat pembayarannya.

Laporan dan pajak

Yang dibaca CFO dan dikirim ke Coretax.

Laba rugi

Pendapatan dan beban per periode dari jurnal; angka tepat sama dengan buku besar.

  1. Pilih bulan, kuartal, atau tahun. Export Excel menyimpan angka desimal persis.

Neraca

Posisi aset, kewajiban, dan ekuitas; laba tahun berjalan dihitung otomatis.

  1. Tanda "Seimbang" harus hijau. Kalau tidak, ada akun yang tipenya salah di COA.

Tutup buku

Periode yang ditutup menolak jurnal baru di database; koreksi masuk periode berjalan.

  1. Tutup harus berurutan. Buka kembali wajib alasan, dan semuanya tercatat di audit log.
  2. Checklist tutup buku di dashboard supervisor menunjukkan syarat yang belum terpenuhi.

Export Coretax

XML faktur keluaran dan bukti potong PPh 23 per masa pajak.

  1. Lengkapi NPWP/NIK customer di halaman ini. Struktur XML perlu divalidasi konsultan pajak sebelum dipakai.

Akun dan langganan

Data perusahaan, paket, hak atas data.

Tanya keuangan

Tanya dengan bahasa biasa: saldo kas, piutang, pendapatan bulan ini, beban terbesar, invoice jatuh tempo. Setiap angka bisa diklik ke jurnal atau mutasi sumbernya.

  1. Penyedia jawaban diatur di server (ASSISTANT_PROVIDER); nonaktif berarti tidak ada data yang keluar dari server.

Langganan & paket

Status uji coba atau paket aktif, sisa hari, dan pemakaian kuota (pengguna, rekening, transaksi per bulan).

  1. Aktivasi paket dilakukan oleh penyedia layanan setelah pembayaran; hubungi kami lewat tombol Laporkan masalah.

Data perusahaan

Hak atas data: unduh seluruh data (ZIP berisi CSV per tabel dan file asli) atau minta penghapusan tenant.

  1. Penghapusan butuh kode perusahaan, password, lalu persetujuan penyedia layanan sebelum dieksekusi.